Оглавление статьи
До изменения доступа
Что собрать перед передачей клиентов
Главный риск — не само отсутствие менеджера, а потеря контекста: клиент помнит обещание, а новый ответственный видит только название сделки и её стадию.
Список сделок сотрудника, их воронки, стадии и фактическое состояние.
Перезвоны, встречи, отправка расчётов и документов, которые ждёт клиент.
Активные и просроченные поручения, их сроки и текущие исполнители.
Ключевые договорённости, версии файлов и внутренние участники процесса.
Кому передаётся карточка, что он делает первым и до какой даты связывается с клиентом.
В первую очередь проверьте сделки на поздних стадиях, важные для бизнеса карточки и случаи без активной задачи.
Начните со сделок без следующего шагаОтчёт помогает быстро выделить активные карточки сотрудника, в которых нет активной задачи.
Проверить сделки без задачРазные объекты — разные владельцы
Почему одной смены ответственного в сделке недостаточно
Замена ответственного в карточке не должна восприниматься как автоматическая передача всей связанной работы. Задачи, дела и первый клиентский контакт нужно проверить отдельно.
Получает коммерческий контекст и ведёт дальнейшее движение по воронке.
Сохраняют конкретные поручения, сроки и результат внутренней работы.
Подтверждает, что новый владелец принял контекст и продолжает договорённость.
Схема, не интерфейс Битрикс24.
Если сотрудник уже недоступен, сначала обеспечьте доступность портфеля и срочных обещаний, затем распределяйте остальные карточки управляемыми партиями.
Не всё одновременно
В каком порядке передавать портфель
Срочность определяет не размер списка, а риск сорвать конкретное ожидание клиента или оставить сделку без продолжения.
- 01Обещания на ближайшее времяНазначить нового владельца и действие сразу
Звонок, встреча, расчёт или документ уже ожидаются клиентом.
- 02Поздние стадии сделкиПередать контекст и участников
Переговоры, согласование и оплата чувствительны к паузам в коммуникации.
- 03Активные сделки без задачПроверить и создать продолжение
В карточке нет зафиксированного следующего шага и срока контроля.
- 04Остальной рабочий портфельПередавать партиями и сверять
Карточки распределяются с учётом загрузки и специализации новых менеджеров.
Контроль после изменений
Как убедиться, что передача завершена
Передача считается законченной не после массового изменения карточек, а после повторной проверки остатка и первых действий новых ответственных.
Зафиксировать активные сделки без задач.
Назначить сделки и поручения отдельно.
Добавить срок и передать контекст.
Разобрать оставшиеся исключения.
Проверьте дополнительно: права новых ответственных, просроченные поручения, связь задач со сделками и факт первого контакта по срочным обещаниям.
Схема, не интерфейс Битрикс24.
Порядок действий
Алгоритм передачи клиентов в шесть шагов
- Сформируйте отчёт по сотруднику до отключения доступа
Выберите нужные воронки и сохраните список активных сделок без активных задач.
- Выделите обещания, поздние стадии и карточки без задач
Именно эти сделки требуют первоочередного решения и понятного срока.
- Назначьте ответственных за сделки и поручения отдельно
Не считайте смену владельца карточки достаточной проверкой связанной работы.
- Создайте задачу на первый контакт
Добавьте краткий контекст: что обещано клиенту, кто участвует и какой результат ожидается.
- Проверьте права доступа новых менеджеров
Убедитесь, что доступны карточки, документы, история коммуникаций и связанные задачи.
- Повторите отчёт и закройте необъяснённые исключения
Каждая оставшаяся активная сделка без задачи должна получить действие или подтверждённую причину паузы.
Что создаёт потери
Типовые ошибки при передаче
Контекст и обещания приходится восстанавливать без участия прежнего владельца.
Связанные задачи и дела остаются у прежних исполнителей или без контроля.
Загрузка нового менеджера не учитывается, поэтому срочные контакты снова откладываются.
Клиент продолжает писать отсутствующему сотруднику и не понимает, кто ведёт вопрос.
Практический инструмент
Чем помогает приложение «Сделки без задач»
Приложение помогает найти активные сделки сотрудника, в которых нет активных задач. Это удобная отправная точка перед передачей портфеля и повторной проверкой.
- отбор по сотрудникам и воронкам;
- переход из отчёта в карточку сделки;
- группировка найденных сделок по сотрудникам;
- выгрузка результата в Excel.
Если проблема уже проявилась в конкретной карточке, используйте отдельный алгоритм для ситуации, когда менеджер забыл перезвонить клиенту.
Коротко о важном
Частые вопросы
Когда проводить передачу клиентов?
До отпуска или отключения доступа, насколько это возможно. Сделки со срочными обещаниями клиентам нужно передать в первую очередь.
Меняются ли ответственные в задачах автоматически?
Не рассчитывайте на это без проверки. Для связанных задач и дел может потребоваться отдельное переназначение ответственных.
Как найти оставленные сделки сотрудника?
Выберите сотрудника и нужные воронки в приложении, сформируйте отчёт и откройте карточки активных сделок без активных задач.
Вывод
Передавайте не список сделок, а рабочий контекст
Безопасная передача клиентов начинается до отпуска или отключения доступа. Соберите активный портфель, обещания, задачи, документы и участников, затем отдельно назначьте владельцев карточек и поручений.
Завершите процесс повторным отчётом: у каждой активной сделки должен быть новый ответственный, понятный следующий шаг и срок первого контакта.
Проверьте портфель перед передачей
Найдите активные сделки сотрудника без задач и разберите их до отключения доступа.
— Бесплатные Сайты и CRM.